Huishoudelijk reglement

De vereniging is opgericht 1 januari 2000 en ontstaan uit een fusie van de VAATO (opgericht 4 juni 1959) en de VOInt (opgericht 15 april 1955). Op 1 januari 2002 is de VTDO (opgericht 28 november 1958) gefuseerd met de VOLD. Op 31 december 2009 zijn de leden van de VOMA (opgericht 26 mei 1923) overgegaan naar de VOLD, waarna de VOMA is opgeheven.

Het Huishoudelijk Reglement is opgesteld naar aanleiding van artikel 18 van de statuten en vastgesteld in de algemene ledenvergaderingen van de VOLD van 13 april 2013. Daarbij werd lid 5 van artikel 3 gewijzigd.

Het Huishoudelijk Reglement is te downloaden middels deze link.

LIDMAATSCHAP

Artikel 1

1. Alle leden van de VOMA zijn automatisch lid van de VOLD geworden.

2. De aanmelding voor het lidmaatschap van nieuwe leden geschiedt schriftelijk aan het bestuur van de vereniging met gebruikmaking van het daartoe door het bestuur vastgestelde formulier.

3. Het lidmaatschap van hen, die tot de vereniging zijn toegelaten, wordt geacht te zijn ingegaan op de datum van de schriftelijke aanmelding.

4. Nieuw toegetreden leden ontvangen na hun toelating een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement, eventuele recent verschenen mededelingen en de laatste uitgave van het verenigingsperiodiek.

5. Indien en nadat het bestuur over de toelating tot het lidmaatschap afwijzend heeft beslist, doet het hiervan binnen 14 kalenderdagen schriftelijk mededeling. Tegen deze beslissing kan, mits binnen 30 kalenderdagen na de datum van genoemde mededeling schriftelijk aan de secretaris der vereniging ter kennis gebracht, beroep worden aangetekend bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 11 van de statuten. Indien deze ledenvergadering krachtens artikel 33 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek alsnog tot toelating besluit, behoeft dit een gewone meerderheid van de ter vergadering uitgebrachte geldige stemmen.

6. Van een lid, dat de contributie voor 1 november van het lopende boekjaar nadat deze volgens artikel 2 lid 1 van dit reglement invorderbaar is niet heeft voldaan, kan krachtens bestuursbesluit het lidmaatschap worden opgezegd. Een zodanige opzegging geschiedt eerst nadat het bestuur tenminste tweemaal schriftelijk heeft gerappelleerd, hetzij per brief, hetzij door toezending van acceptgirokaarten. Tegen deze beslissing kan, mits binnen 1 maand na datum van genoemd schrijven schriftelijk aan de secretaris van de vereniging ter kennis gebracht, beroep worden aangetekend bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 11 van de statuten.

7. Leden die krachtens een bestuursbesluit uit het lidmaatschap worden ontzet, ontvangen binnen 14 dagen een aangetekende brief waarin het besluit met redenen omkleed bekend maakt.

DONATEURSCHAP

Artikel 2

1. Het donateurschap van de vereniging staat open voor de partner, weduwe of weduwnaar van een overleden lid.

2. Daartoe wordt hij[1] of zij kort na het overlijden van het lid benaderd.

3. De inschrijving van het overleden lid wordt omgezet in een voorlopige inschrijving van donateurschap voor de partner, weduwe of weduwnaar tot het eind van het lopende boekjaar. Indien definitieve omzetting in een donateurschap niet plaatsvindt, eindigt aan het einde van het boekjaar die inschrijving.

CONTRIBUTIE EN FINANCIËN

Artikel 3

1. De ingevolge artikel 6 en 7 van de statuten op de jaarlijkse algemene ledenvergadering vast te stellen contributie en donatie is invorderbaar met ingang van het volgende boekjaar nadat dit door middel van het periodiek of anderszins ter kennis van de leden is gebracht. De contributie en donatie dienen hierna zonder meer te worden voldaan.

2. Het bestuur kan de ledenvergadering jaarlijks voorstellen de hoogte van de contributie op basis van indexering te verhogen.

3. De penningmeester kan de verschuldigde contributie en donatie invorderen bij voorkeur door automatische incasso of door toezending van acceptgirokaarten. De acceptgirokaart wordt ook aangemerkt als het rappel zoals bedoeld in artikel 1 lid 6 van dit reglement.

4. Indien een lidmaatschap of donatie tijdens het boekjaar ingaat, is een tijdsevenredig deel van de contributie of donatie verschuldigd.

5. Militairen in opleiding tot officier krijgen op het moment van inschrijving een eenmalige vrijstelling van contributiebetaling voor het lopende kalenderjaar.

6. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

7. Leden die in het verleden bij de Vereniging van AAT-officieren het lidmaatschap voor het leven zijn aangegaan, behouden dit recht binnen de Vereniging van Officieren Logistieke Diensten.

8. Ter besparing van druk- en verzendkosten ontvangen de leden geen lidmaatschapskaarten. In voorkomend geval kan het bankafschrift als zodanig fungeren.

9. Het bestuur zal een reserve op haar bankrekeningen aanhouden die ten minste een omvang heeft om in een boekjaar een jaargang van het verenigingsblad uit te kunnen geven en twee algemene ledenvergaderingen te kunnen organiseren.

BESTUUR

Artikel 4

1. Het bestuur is belast met de algemene beleidsvoering en draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Het voert genomen besluiten uit en is bevoegd uitvoeringsvoorschriften vast te stellen ten behoeve van de goede gang van zaken binnen de vereniging. Het kan de uitvoering van specifieke taken aan organen of een of meer leden delegeren.

2. Het bestuur vergadert tenminste twee maal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of 3 bestuursleden zulks nodig oordelen. De oproeping tot de bestuursvergadering geschiedt tenminste een week voor de vergadering en vermeldt de agenda. Geldige besluiten kunnen alleen worden genomen, wanneer tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

3. De functies die binnen het bestuur worden onderscheiden zijn: voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester. Deze functies zijn onderling niet verenigbaar. Voorts kent het bestuur minimaal drie doch maximaal zeven overige bestuursleden

4. Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. Het DB is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging. Het vergadert zo dikwijls als dat, naar het oordeel van de voorzitter, voor een goede gang der werkzaamheden noodzakelijk wordt geacht. Het DB brengt op iedere vergadering van het bestuur verslag uit over de sinds de vorige bestuursvergadering ontplooide activiteiten. Het bestuur kan door het DB genomen besluiten teniet doen.

5. De voorzitter geeft leiding aan het bestuur. Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn functie waargenomen door de vicevoorzitter of, bij diens afwezigheid, door het oudste aanwezige bestuurslid.

6. De secretaris voert de administratie van de vereniging, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen. Een afschrift van alle uitgaande stukken wordt door hem opgenomen in het archief van de vereniging dat door hem wordt beheerd. Op de algemene ledenvergadering brengt hij het jaarverslag uit. De secretaris verzorgt de agenda met bijbehorende stukken van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering en notuleert deze vergaderingen. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie waargenomen door een door de voorzitter aan te wijzen bestuurslid.

7. De penningmeester draagt zorg voor de inning van de contributies en donaties. Hij doet alle betalingen en draagt zorg voor voldoende verzekering van de bezittingen van de vereniging, die door hem worden geadministreerd. Hij houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven en brengt op de algemene vergadering het financieel jaarverslag uit over de baten en lasten van het verstreken boekjaar, alsmede over de bezittingen, rechten en verplichtingen van de vereniging bij het einde van die periode. De begroting voor het volgende alsmede de wijzigingen op de begroting van het lopende boekjaar worden door hem, daartoe gemachtigd door het bestuur, ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. Bij afwezigheid van de penningmeester wordt zijn functie waargenomen door een door de voorzitter aan te wijzen bestuurslid.

8. Voorkomende werkzaamheden van het bestuur die in voorgaande paragrafen niet aan een bepaald bestuurslid zijn opgedragen, worden in onderling overleg over de onderscheiden bestuursleden verdeeld.

9. Indien het bestuur dit nodig oordeelt, kan de hoofdredacteur en/of eindredacteur van het verenigingsperiodiek, indien geen bestuurslid zijnde, voor vergaderingen van het bestuur of het dagelijks bestuur worden uitgenodigd.

10. Het bestuur stelt voor intern gebruik binnen het bestuur een z.g. memobundel op. Deze bundel beschrijft interne procedures en handelingen betreffende een aantal bestuursfuncties, en hierin worden besluiten van het bestuur vastgelegd voor zover zij langdurige consequenties hebben.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 5

1. De algemene ledenvergadering is openbaar zolang niet wordt beslist tot een besloten zitting over te gaan.

2. Om te bepalen of de algemene ledenvergadering bevoegd is tot het nemen van besluiten, ondertekenen de stemgerechtigde leden voor aanvang van de ledenvergadering de presentielijst die onder beheer staat van de secretaris.

3. De stemgerechtigde leden hebben het recht van initiatief, interpellatie en amendement. De vergadering beslist op voorstel van de voorzitter over de aard, de volgorde en de inkleding van de te behandelen onderwerpen.

4. De voorzitter:

a. sluit de beraadslagingen indien hij meent dat de vergadering over het onderwerp voldoende is ingelicht, doch heropent deze als de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden dit vraagt;

b. heeft het recht de vergadering voor enkele minuten te schorsen;

c. kan een lid dat de orde van de vergadering verstoort, na voorafgaande waarschuwing, het recht ontzeggen de vergadering verder bij te wonen;

d. is bevoegd de algemene ledenvergadering te verdagen als de agenda door tijdgebrek niet geheel kan worden afgewikkeld.

Artikel 6

1. Elk lid van de vereniging heeft het recht voorstellen in te dienen. Het bestuur kan uit hoofde van zijn taak voorstellen indienen en voorleggen aan de algemene ledenvergadering.

2. Voorstellen van het bestuur, alsmede de voorstellen van de leden, waarover de algemene ledenvergadering een uitspraak zal moeten doen, worden in de agenda van de algemene ledenvergadering opgenomen. Het bestuur is gerechtigd de voorstellen van de leden zo nodig en zo mogelijk te voorzien van een advies.

3. Het indienen van voorstellen aan de algemene ledenvergadering kan elk moment plaatsvinden, echter met dien verstande dat voorstellen die na een door het bestuur te bepalen datum worden ingediend tot een volgende algemene ledenvergadering in portefeuille blijven.

4. De behandeling van een voorstel door de algemene ledenvergadering vangt aan, nadat het voorstel door de voorzitter aan de orde is gesteld. De inleiding wordt verzorgd door een door het bestuur aangewezen bestuurslid indien het voorstel is ingediend door het bestuur of het betreffend lid indien het voorstel door dat lid is ingediend.

Artikel 7

1. Amendementen op voorstellen kunnen te allen tijde, bij voorkeur schriftelijk, worden ingediend. In de algemene ledenvergadering kunnen door het bestuur, alsmede door de leden, voorafgaande, dan wel tijdens de behandeling van een voorstel, amendementen worden ingediend.

2. Indien een amendement naar het oordeel van het bestuur in uitkomst tegengesteld is aan de strekking of de geest van het voorstel waarop het amendement is ingediend, zal dit amendement niet aan de algemene ledenvergadering worden aangeboden maar worden terugverwezen naar de indiener.

3. Het bestuur is gerechtigd ontvangen amendementen, zo nodig en zo mogelijk, te voorzien van een advies.

4. In de algemene ledenvergadering vindt de behandeling van amendementen plaats voorafgaande aan de behandeling van het betreffende voorstel.

5. Indien een amendement in de algemene ledenvergadering wordt ingediend tijdens de behandeling van het betreffende voorstel, wordt de behandeling van het betreffende voorstel opgeschort tot de algemene ledenvergadering een uitspraak heeft gedaan over het ingediende amendement.

6. Indien op een voorstel meerdere amendementen zijn ingediend wordt het, naar het oordeel van de voorzitter, meest vergaande amendement het eerst behandeld.

7. Na de behandeling van de op een voorstel ingediende amendementen wordt het voorstel, eventueel geamendeerd indien daartoe wordt besloten, aan de orde gesteld en doet de algemene ledenvergadering daartoe een uitspraak.

Artikel 8

1. Het stemmen over personen geschiedt in principe schriftelijk. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter of een aanmerkelijk deel van de vergadering - dit ter beoordeling van de voorzitter - vooraf schriftelijke stemming verlangt.

2. Mondeling stemmen geschiedt hetzij door handopsteken hetzij door het uitbrengen van de stem direct volgend op het voorlezen van de naam van ieder stemgerechtigd lid op de presentielijst, waarna de voorzitter en de secretaris tezamen de uitslag bepalen.

3. Schriftelijk stemmen vindt plaats door invullen en inleveren van gewaarmerkte stembriefjes die - voor iedere stemming één - aan de stemgerechtigde leden worden uitgereikt. Het waarmerken en uitreiken van de stembriefjes alsmede het bepalen van de uitslag van een schriftelijke stemming, geschiedt door een stembureau, waarvan de leden - drie in getal - vóór aanvang van de stemming(en) door de voorzitter worden benoemd. Het stembureau beslist over de geldigheid van de ingeleverde stembriefjes.

4. De voorzitter beslist over stemkwesties waarin dit reglement niet voorziet.

KASCONTROLECOMMISSIE

Artikel 9

1. Tenminste één keer per jaar wordt er een controle gehouden over de besteding van de financiën door de kascontrolecommissie.

2. De kascontrolecommissie wordt benoemd tijdens en door de algemene ledenvergadering en treedt in functie direct na benoeming.

3. De kascontrolecommissie bestaat uit twee leden die geen deel uitmaken van het bestuur. Zij blijven maximaal twee jaar in functie. Ieder jaar wordt minimaal één nieuw lid gekozen. Een afgetreden penningmeester mag eerst na drie jaren deel uitmaken van de kascontrolecommissie. Daarnaast wordt een reserve lid benoemd. Indien een van de leden van de kascontrolecommissie niet in de gelegenheid is zijn taak uit te voeren wordt zijn plaats ingenomen door het reservelid.

4. Buiten het gestelde in artikel 14 van de statuten heeft de commissie het recht van tussentijdse controle.

NOTULEN

Artikel 10

1. Van alle algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt. Deze notulen worden op de eerstvolgende algemene ledenvergadering dan wel op de eerstvolgende bestuursvergadering, zo nodig na verbetering, goedgekeurd en gearresteerd.

2. De inhoud van de goedgekeurde en gearresteerde notulen levert het bewijs op van hetgeen ter vergadering besproken en besloten is.

PUBLICATIES

Artikel 11

1. Door de vereniging wordt een periodiek verschijnend verenigingsblad uitgegeven.

2. Het verenigingsblad staat ten dienste van de communicatie binnen de vereniging en wordt in voorkomend geval gebruikt om statutair verplichte aankondigingen, mededelingen of verslagen officieel ter kennis te brengen van de leden. In het blad zal aandacht worden besteed aan die onderwerpen, welke de verwezenlijking van de in artikel 2 van de statuten beschreven doelstellingen van de vereniging nastreven.

3. Leden ontvangen het blad op grond van hun lidmaatschap. Donateurs ontvangen eveneens het blad.

4. Het bestuur kan het verenigingsblad aan andere personen alsmede instellingen, verenigingen, instanties toezenden onder door het bestuur te bepalen voorwaarden.

5. De redactie stelt in overleg met het bestuur een redactiestatuut op waarin de onderlinge verhouding tussen de redactie en het bestuur wordt vastgelegd.

6. De redactie van het verenigingsblad is verantwoording verschuldigd aan het bestuur binnen het raamwerk van het redactiestatuut.

7. Door de vereniging wordt periodiek een jaarboek en/of ledenlijst uitgeven.

ORDEMAATREGELEN

Artikel 12

1. De leden zijn gehouden zich te gedragen in overeenstemming met hetgeen in de statuten, reglementen, besluiten van de algemene ledenvergadering of uitvoerings­besluiten van het bestuur is bepaald. Bij overtreding hiervan, bij wangedrag of het schade toebrengen aan het verenigings­belang, kan het bestuur onverlet het gestelde onder artikel 5 van de statuten, ordemaatregelen toepassen.

2. De ordemaatregelen bedoeld in het vorige lid zijn:

a. berisping

b. schorsing

3. De ordemaatregelen worden zo spoedig mogelijk aan het betreffend lid medegedeeld en worden te allen tijde schriftelijk bevestigd.

4. Van iedere in dit artikel genoemde maatregel is beroep mogelijk op de algemene ledenvergadering. Hangende dit beroep, blijft de ordemaatregel van kracht.

WAARDERINGSMAATREGELEN

Artikel 13

1. Ereleden, die ingevolge artikel 4 lid 3 van de statuten door een algemene ledenvergadering als zodanig zijn benoemd, ontvangen bij die gelegenheid als blijk van waardering de gouden draagspeld. De uitreiking vindt plaats tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering. De penningmeester beheert de spelden en houdt een voorraadregister aan waarin tevens wordt aangetekend, wanneer, aan wie en om welke reden de speld wordt uitgereikt.

2. Leden van verdienste, die ingevolge artikel 4 lid 4 van de statuten door een algemene ledenvergadering als zodanig zijn benoemd, ontvangen bij die gelegenheid als blijk van waardering de zilveren draagspeld. De uitreiking vindt plaats tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering. De penningmeester beheert de spelden en houdt een voorraadregister aan waarin tevens wordt aangetekend, wanneer, aan wie en om welke reden de speld wordt uitgereikt.

3. In aanvulling op het gestelde in artikel 4 lid 3 en 4 van de statuten is bepaald dat ereleden en leden van verdienste door tenminste 40 stemgerechtigde leden kunnen worden voorgedragen.

COMMISSIE VAN BEROEP

Artikel 14

1. Indien de algemene ledenvergadering inzake een tegen een bestuursbesluit ingesteld beroep niet tot een besluit komt of wil komen, kan zij besluiten tot het instellen van een commissie van beroep.

2. De commissie dient te bestaan uit drie leden te weten een voorzitter, een secretaris en een lid.

3. De commissie is geheimhouding opgelegd omtrent alle informatie die haar bereikt met betrekking tot de zaak waarover zij is bijeengeroepen.

4. De commissie onderzoekt de feiten en omstandigheden en rapporteert haar bevindingen, zo mogelijk voorzien van een eensluidend advies, aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering.

5. Indien de algemene ledenvergadering dat wenst, kan de voorzitter van de commissie een mondelinge toelichting geven.

6. Noch over de door de commissie gerapporteerde bevindingen, het uitgebrachte advies noch over de eventuele toelichting door de voorzitter van de commissie is discussie toegestaan.

7. De algemene ledenvergadering stemt over het al dan niet gegrond zijn van het beroep. Zij beslist bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen.

8. Het besluit van de algemene ledenvergadering wordt door de secretaris schriftelijk aan de klager meegedeeld.

9. Van een beroep worden alle bescheiden door de secretaris na 5 jaar vernietigd.

WIJZIGINGEN

Artikel 15

Wijzigingen in dit reglement geschieden conform het gestelde onder artikel 18 van de statuten.

ONVOORZIENE GEVALLEN

Artikel 16

In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.

 

[1] In de tekst dient zo nodig voor “hij” “zij”, voor “zijn” “haar” en voor “hem” “haar” te worden gelezen.